Vierzehn Unternehmen werden inzwischen im

Vorarlberger Medienhaus in Schwarzach

zentral verwaltet. Dazu gehören die beiden

großen Tageszeitungen Vorarlbergs ebenso

wie Radiostationen, einer der größten

Internet- und Privat-Telefonie-Anbieter

Österreichs oder seit neuestem auch drei

Tageszeitungen in Ungarn. Ein regelrechter

Medienkonzern ist hier im Westen Österreichs

entstanden. Die Verwaltung, speziell im

zentralen Rechnungswesen, ist jedoch

schlank geblieben und bewältigt die Arbeiten

seit Jahren mit derselben Anzahl von

Mitarbeitern. Möglich wurde das durch den

konsequenten Einsatz von

Informationstechnologie. Das zentrale

Hardware-Werkzeug ist hier eine AS/400

Modell 730, über entsprechende

Softwarelösungen konnten viele

Arbeitsabläufe automatisiert werden. Das

geschah vor allem durch die enge

Verzahnung des Document Management

Systems InfoStore von Solitas mit der

zentralen DKS-Finanzbuchhaltung der IBM

und den Branchenmodulen von HUBBUCH für

die Abonnenten- und Anzeigenverwaltung.

Der Einstieg in das Document Management

beim Vorarlberger Medienhaus verlief

klassisch über die Spoolfile-Archivierung . Wie

auch bei anderen Tageszeitungsverlagen

drückte der Schuh vor allem bei den

Ausgangsrechnungen, also den Abonnenten-

und den Anzeigenrechnungen. Rund 350.000

Dokumente jährlich sind das in Schwarzach,

ein Papierberg, dessen Verschwinden allein

schon eine spürbare Entlastung für die

Mitarbeiter im Rechnungswesen brachte,

ganz zu schweigen vom Platzbedarf im

Aktenarchiv. Von Anfang an setzte Heinrich

Spöttl, verantwortlich für die EDV des

Vorarlberger Medienhauses, dabei auf die

DMS-Lösung InfoStore von Solitas. Nicht nur

weil der österreichische Sitz der Solitas

Informatik AG im nur 20 Kilometer entfernten

Götzis liegt und damit der Service vor Ort sehr

schnell verfügbar ist, sondern vor allem auch

wegen der offenen Architektur von InfoStore.

Ein hoher Integrationsgrad, so Heinrich Spöttl,

ist die eine Grundvoraussetzung für eine

effiziente Automatisierung von

Geschäftsprozessen. Die andere ist eine

IT-Architektur, die in Sachen Zuverlässigkeit

und Administration die schlanken Strukturen

im Vorarlberger Medienhaus unterstützt.

Vordergründig regiert hier zwar die Vielfalt:

Sun-Server, Windows NT-Maschinen,

Macintosh-Rechner, eine regelrechte

Server-Farm beherrscht zusammen mit

zahlreichen Schaltschränken das

Rechenzentrum im Keller, für die

Internetangebote ebenso wie für die

redaktionellen Arbeiten. Sämtliche

unternehmenskritischen Anwendungen laufen

jedoch über einen einzigen Rechner, eine

AS/400, die fast etwas verschämt im hinteren

Eck des Rechenzentrums steht.

Ein Rechner, der auch in der EDV für schlanke

Strukturen sorgt: im Gegensatz zum Aufwand

für die Server-Farm im vorderen Teil des

Rechenzentrums reichen für die

Administration des AS/400 und der dort

installierten Anwendungen zwei Mitarbeiter.

Was mit der Archivierung der Spool-Dateien

begann, hat sich heute als eines der zentralen

Werkzeuge im Vorarlberger Medienhaus

etabliert. Vor allem die Integration von

InfoStore zur DKS-Finanzbuchhaltung spielte

eine zentrale Rolle für die Steigerung der

Effizienz bei den alltäglichen Arbeitsabläufen.

Wie die Geschäftsprozesse hier vor wenigen

Jahren abliefen, dokumentieren heute noch

die großen, verschiebbaren Aktenschränke an

der Wand. Hier wurden sämtliche

Eingangsbelege, nachdem sie erfasst und

gebucht waren, manuell in Ordnern abgelegt,

wie das auch sonst noch in vielen

Unternehmen üblich ist. Dabei kam es auch

zu Fehlern in der Ablage. Denn

beispielsweise die Rechnungen der mehr als

4.000 Lieferanten müssen und mussten

jeweils korrekt den einzelnen

Tochter-Unternehmen des Vorarlberger

Medienhauses zugeordnet werden, sprich, sie

mussten in der richtigen Akte abgeheftet

werden. Dabei kam es durchaus vor, dass

eine Rechnung im falschen Ordner landete.

Wurde dann genau diese Rechnung benötigt,

ging die große Suche los. Diese Suche ist

heute nur noch bei historischen Dokumenten

nötig, und damit äußerst selten, die

elektronische Zuordnung klappt fehlerfrei.

Heute sieht der Arbeitsablauf in der

Buchhaltung ganz anders aus. Die

Eingangrechnung wird zuerst einmal mit

einen Barcode-Aufkleber versehen, der einen

vierstelligen Code enthält. Bei der Buchung

des Belegs in der DKS-Finanzbuchhaltung

wird der Beleg gescannt. Um den Beleg nun

richtig zu verknüpfen, ist es nur noch nötig, die

vierstellige Nummer in ein Feld einzutragen,

das direkt aus der Buchhaltung heraus

geöffnet wird. Sämtliche relevanten

Informationen, von der Belegnummer bis zum

Buchungsdatum werden dann automatisch

mit dem Dokument verknüpft, bevor es -

ebenfalls automatisch - ins Archiv wandert.

„Wenn man mit nur fünf Buchhaltern 14

Unternehmen betreut, muss man die

Mitarbeiter von unnötigen Arbeiten befreien“,

für Reinhard Fischer aus der Buchhaltung des

Vorarlberger Medienhauses wurde dieses

Ziel der DMS-Einführung zu 100 Prozent

erreicht. „Wir haben keine Doppelerfassung,

und die Dokumente stehen an jedem

Arbeitsplatz auf Knopfdruck sofort zur

Verfügung“, so sein Fazit. Selbst die

Betriebsprüfer vom Finanzamt seien beim

letzten Besuch begeistert gewesen. Die

Dauer der Prüfung konnte dank des

DMS-Einsatzes wesentlich verkürzt werden.

Die Ausgangsrechnungen werden nach wie

vor in den Hubbuch-Verlagsanwendungen

verarbeitet und von dort aus der

Nebenbuchhaltung regelmäßig als

Sammelbuchung in die DKS gestellt. Dieses

Verfahren wurde zu Beginn des Jahres auch

für die Töchter in Ungarn eingeführt. „Wenn

man wie wir regional an Grenzen stößt – im

Norden der Bodensee, im Westen die

Schweiz und im Osten der Arlberg – muss

man bereit sein, auch ganz neue

Expansionswege zu finden“, so Heinrich

Spöttl, der EDV-technisch nun auch für die

Tageszeitungen aus dem Osten Ungarns

zuständig ist - die jüngsten Töchter des

Konzerns. Mit der Zentrale in Schwarzach sind

sie per Standleitung verbunden, die die

ursprüngliche Satellitenverbindung

inzwischen abgelöst hat. So wurde es

möglich, dass auch die ungarischen

Zeitungen inzwischen voll integriert auf der

zentralen AS/400 mit den

Verlagsanwendungen HUBBUCH und

InfoStore arbeiten. InfoStore organisiert damit

jetzt auch für die ungarischen

Ausgangsrechnungen das zentrale Archiv.

Bislang verzichtet hat man hier allerdings auf

die Integration der Finanzbuchhaltung. Denn

die Töchter arbeiten mit eigenen,

PC-basierten Lösungen. Diese Anwendungen

abzulösen lohne sich noch nicht, so Spöttl,

dazu sei der Aufwand einfach zu groß.

Ein pragmatisches Vorgehen, eine

zuverlässige und störungsresistente

Infrastruktur und integrationsfähige

Anwendungen, diese Strategie hat sich für

Heinrich Spöttl bewährt. „Seit Jahren arbeiten

wir auf der AS/400 ohne jeden Systemausfall“,

so Spöttl, das sehe in anderen Bereichen, in

denen andere Plattformen eingesetzt werden,

nicht so günstig aus. Und auch mit den

eingesetzten Anwendungen habe man die

richtige Wahl getroffen. Nicht nur, dass die

Integration der verschiedenen

Softwarelösungen reibungslos geklappt hat,

ob bei Anpassungen, ob bei der Einführung,

auch der Aufwand sei jedesmal absolut

akzeptabel gewesen. „InfoStore

beispielsweise haben wir installiert, und nach

einer Woche haben wir damit gearbeitet“, so

Spöttl.