„Brauch ich eines oder brauch ich keines?“,

diese Frage wurde jetzt vom deutschen

Gesetzgeber eindeutig beantwortet. Jedes

Unternehmen, das steuerrelevante

Dokumente elektronisch erzeugt, muss ab

2002 dem Steuerprüfer einen Online-Zugriff

auf diese Dokumente gewähren. Dieser

„Zwangseinstieg“ in die elektronische

Archivierung könnte sich aber für so manches

Unternehmen als echter Segen erweisen.

Denn auch wenn es in vielen Fällen erst

einmal darum gehen wird, das Archiv als eine

Art „elektronischen Aktenschrank“ einzuführen,

auf dieser Basis entstehen schnell sehr viel

weiterführende Lösungen. Der Grund: das

elektronische Archiv verändert den Umgang

der Menschen mit Dokumenten und deren

Inhalten.

Die elektronische Archivierung ist längst nicht

mehr nur die Verbannung des Papiers aus

dem Unternehmen. Mit der Einführung des

Archivs beginnt man automatisch,

Geschäftsprozesse zu verändern, neu zu

gestalten und zu optimieren. Allein die

Möglichkeit, online auf Rechnungen, Aufträge,

Anfragen oder andere Dokumente

zuzugreifen, verändert den Arbeitsalltag der

Mitarbeiter entscheidend. Denn, und das ist

der entscheidende Punkt, das Dokument wird

direkt in die Arbeitsprozesse integriert. Völlig

unabhängig davon, ob es sich ursprünglich

um ein Papierdokument gehandelt hat oder

um ein Dokument, das aus einer

elektronischen Quelle stammt, steht es am

Bildschirm und damit am Arbeitsplatz zur

Verfügung. Und schon dadurch ändert sich

auch der Umgang mit diesen Dokumenten.

Statt, wie vorher üblich, nach der Rechnung

4711 zu suchen, nach einem Blatt Papier, das

irgendwo im Rechnungsordner 1999 unter P

abgelegt wurde, sucht man jetzt nach

Lieferant und Betrag, also gezielt nach dem

Inhalt.

Eine Erfahrung, die Manfred Terzer, der für die

Entwicklung verantwortliche Vorstand beim

DMS-Spezialisten Solitas Informatik AG,

immer wieder macht, ist das Phänomen,

dass der Sachbearbeiter irgendwann aufhört,

zwischen einem eMail, einem Fax, einem

Papierdokument oder einem COLD-Output zu

unterscheiden. Für ihn wird die „Hülle“

sekundär und der Inhalt zum alleinigen „Ziel

der Begierde“. Und damit entsteht auch der

Wunsch, auf all diese Inhalte in ein und

derselben Form zugreifen zu können. Schon

allein dadurch hat sich eine Lösung wie das

DMS-System InfoStore längst vom

„elektronischen Aktenschrank“ weg und hin

zum Ausgangspunkt für vielfältige

Anwendungen entwickelt.

Dieser „positive“ Druck von Seiten des

Mitarbeiters kommt den Notwendigkeiten

entgegen. Denn der Zwang zur Archivierung

steigt, nicht zuletzt auch durch das Internet.

Bislang wird hier oft noch sauber getrennt:

zwischen Content Management für das

Internet, über das die Inhalte der Seiten, der

News, der Angebote etc. verwaltet werden.

Und zwischen dem Archiv, das für die „alte

Welt“, für alle „herkömmlichen“ Dokumente

zuständig ist. Außer Acht gelassen wird dabei,

dass Fragen wie die nach der

Revisionssicherheit von Internetseiten, nach

der schnellen und zuverlässigen

Wiederherstellung von Inhalten, immer

wichtiger werden. Allein mit

datenbankgestützten Verfahren stößt man

hier

irgendwann an Grenzen, je dynamischer und

vielfältiger die Inhalte der Seiten werden,

desto dringender wird auch hier die

Integration eines Archivs. Für das

Unternehmen, das diesen Schritt vom Archiv

aus tut, ist das ein Ausbau des Systems . Für

Unternehmen, die umgekehrt vorgehen, also

das Content Management durch ein Archiv

ergänzen, unter Umständen ein

größeres

Projekt.

Eine Trennung in unterschiedliche

„Zuständigkeiten“ der Systeme ist ohnehin

unsinnig. Denn längst bestehen Dokumente

nicht mehr aus Inhalten, die nur aus einer

Quelle stammen. Eine Auftragsbestätigung

aus der Vertriebslösung etwa, die aus einem

Webformular generiert und kombiniert mit

einer Zeichnung aus einem CAD-System

wahlweise per eMail oder Faxsoftware

verschickt wird, ist etwas anders zu

behandeln, als ein klassischer COLD-Output.

Auch der Zugriff auf Dokumente und Inhalte

erfolgt längst nicht mehr nur über die

Archivlösung, sondern aus den

unterschiedlichsten Anwendungen heraus.

Aus der Finanzbuchhaltung ebenso wie aus

dem Vertrieb, workflowbasiert oder über

Groupwarelösungen wie Notes oder

Exchange. Das Dokument muss so zur

Verfügung gestellt werden, wie es für den

jeweiligen Arbeitsschritt am besten ist. Wenn

es sein muss auch völlig unabhängig vom

Arbeitsplatz direkt über einen Browser, egal

wo man das Dokument gerade benötigt.

Vollständig in den Vordergrund rücken dabei

die Geschäftsprozesse, das Archiv wird zur

Informationsbasis, das die gewünschten

Informationen schnell und vor allem

zuverlässig liefert. Die Grundlage dafür ist

auch bei einem modernen DMS-System wie

InfoStore die richtig organisierte Archivierung.

Und die Entwicklung geht weiter.

Unternehmen, die die Archivierung bereits vor

Jahren eingeführt haben, beschäftigen sich

heute zum Teil schon mit ganz anderen

Themen. Beispielsweise mit der

Herausforderung, dass einzelne Mitarbeiter

standort- und unternehmensübergreifend

zusammenarbeiten, an gemeinsamen

Inhalten. Abgestimmt werden muss dabei

nicht nur die Nutzung unterschiedlicher

Kommunikationstechnologien, vom eMail

über Groupware-Lösungen bis hin zu rein

internetbasierten Kommunikationsformen. Es

muss auch sichergestellt werden, dass die

gemeinsamen erarbeiteten Inhalte

tatsächlich auch „gemeinsam“ bleiben, die

unterschiedlichen Versionen nicht plötzlich

auseinanderdriften und alle Arbeitsschritte

nachvollziehbar bleiben. Hier vollzieht sich

zwangsläufig die dritte Transformationsstufe

des Dokuments. Denn um diese Probleme in

den Griff bekommen zu können, genügt es

nicht mehr, lediglich den Inhalt zu betrachten.

Dokumente und Inhalte müssen zum

intelligenten Objekt werden, ein Objekt, an

dem die Beteiligten gemeinsam arbeiten und

das sie gemeinsam weiterentwickeln können.

Ein Objekt, das alle Informationen in sich

trägt, die für ein sinnvolles Arbeiten nötig

sind.

Und ein Objekt, das sich auf diese Weise

quasi selbst archivieren kann, weil es alle

seine früheren Zustände kennt. Auf diese

Weise kann man jederzeit kontrolliert auf

einen früheren Zustand dieses Objekts

zurückfahren.